Sejatinya ketrampilan komunikasi yang efektif memang merupakan sebuah elemen yang patut dijiwai oleh setiap pelaku bisnis dan kaum profesional – entah mereka berperan sebagai manajer, staf pelaksana ataupun para business owner. Berikut ini kita akan mencoba menelisik empat prinsip dasar yang mungkin mesti selalu kita ingat manakala kita ingin menjadi seorang komunikator yang produktif.
Prinsip # 1 : Fokus pada solusi, bukan pada masalah. Ketika kita berinteraksi di kantor, acap kita menyaksikan orang saling sibuk berbicara mencari kambing hitam, menyalahkan pihak lain, dan melulu berfokus pada masalah. Bagian produksi menyalahkan orang marketing. Bagian marketing menyalahkan orang Finance. Dan bagian HRD menjadi tempat tumpahan kekesalan semua departemen (capek deh).
Alih-alih berfokus melulu pada masalah dan sibuk mencari siapa kambing hitamnya, komunikasi kita akan jauh lebih produktif jika kita fokus pada solusi. Sebagai misal, jika kita menemui hambatan dalam salah satu program kerja yang dijalankan di kantor, maka segera kita mesti berdiskusi mencari jalan keluar untuk mengatasi hambatan itu. Otak kita mesti kita gedor untuk segera bicara mengenai solusi, dan menutup pintu bagi munculnya kata-kata yang menyalahkan pihak lain.
Mencari-cari kesalahan dan meyalahkan pihak lain memang mudah, dan secara intuitif, banyak orang yang menyukainya (!) Namun ini hanya buang waktu, dan itulah mengapa banyak kinerja perusahaan macet ditengah jalan. Lipatlah kebiasaan ini dan simpan rapat-rapat didalam laci. Kelak jika Anda menemui rintangan, munculkan sikap yang FOKUS pada SOLUSI.
Prinsip # 2 : Ganti kata-kata Tidak Bisa menjadi Bisa. Contoh sederhana : “Pak, kita TIDAK bisa menyelesaikan projek ini tanpa dukungan tim logistik yang handal”. Kalimat ini akan menjadi lebih produktif dan meletupkan optimisme jika kita ganti menjadi : “Pak kita bisa menyelesaikan projek ini dengan dukungan yang bagus dari tim logistik”. Atau contoh simpel lainnya : “Nak, kamu tidak akan naik kelas jika tidak belajar tekun”. Kalimat ini akan menjadi lebih elegan kalau kita ubah menjadi : “Nak, kamu pasti akan naik kelas jika rajin belajar”.
Para pakar psikologi bilang, semakin banyak kata “tidak” dan kata negatif lainnya kita ucapkan, secara tidak sadar hal ini akan mendorong perilaku kita ke arah negatif (tidak bisa, tidak mampu, dst). Sebaliknya, dengan framing kalimat yang positif, dan ini dilakukan secara repititif, akan membuat perilaku kita menjadi lebih optimis dan kian produktif.
Itulah mengapa ada sebuah nasehat yang mengharapkan agar setiap kosa kata yang mengandung makna negatif (seperti kata : tidak bisa, gagal, tidak mampu, tidak berpengalaman, tidak kompeten, dll) sebaiknya dienyahkan dari perbendaharaan komunikasi kita sehari-hari.
Prinsip # 3 : Katakan apa yang anda inginkan, bukan apa yang tidak anda inginkan. Prinsip ini mirip dengan prinsip nomer dua diatas. Yakni mengajarkan kepada kita untuk selalu membuat frame kalimat positif ketika ingin menyampaikan pesan. Sebagai misal, daripada mengatakan : “Mas, kalau nyetir mobil jangan kebut-kebut” lebih baik disampaikan dengan kalimat : “Mas, nyetir mobilnya hati-hati ya”. Atau contoh lain : “Kalau bikin laporan jangan ceroboh dan banyak bikin kesalahan”. Mengapa kita tidak menggantinya menjadi : “Kalau bikin laporan, tolong konsentrasi penuh agar semua data tersaji dengan akurat”.
Prinsip # 4 : Fokus ke depan, bukan ke masa lalu. Dalam lingkungan pergaulan di kantor kita acap mendengar kalimat seperti : “Nah, apa gue bilang kan……”. Atau kalimat seperti ini : “Nah, bener kan apa yang gue sampekan…”. Oke, kalimat-kalimat seperti ini memang membuat yang ngomong merasa “hebat”, but so what? Jadi, daripada fokus pada masa lalu sebaiknya kita ucapkan : “Okay, kita ambil hikmahnya. Mulai sekarang dan ke depan, kita harus lebih…..”. Kalimat ini akan membuat mitra bicara kita menjadi lebih mendapat respek. Kalimat itu juga akan membuat kita lebih bisa fokus pada solusi, dan maju ke arah masa depan yang lebih baik.
Demikianlah empat prinsip dasar komunikasi yang efektif. Semuanya sejatinya bersifat simpel, sederhana dan praktikal. Namun memang acap kita lupa untuk mempraktekkannya, dan dimana-mana kita banyak melihat orang mengabaikannya.
Karena itu, tak ada salahnya jika poin-poin kunci dalam tulisan ini Anda print lalu tempelkan didekat meja kerja Anda. Siapa tahu dengan itu, Anda bisa menjadi insan yang lebih produktif dalam membangun komunikasi?
Note : Jika Anda ingin mendapatkan slide powerpoint presentasi yang bagus tentang communication skill dan leadership, silakan KLIK DISINI.